Administración gastronómica: Cómo fijar metas y elaborar el presupuesto para el 2011

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Antes de iniciar cualquier acción administrativa es imprescindible determinar los resultados que se pretenden alcanzar, así como, las condiciones futuras y los elementos necesarios para que estos funcionen. En este artículo le brindamos algunas consideraciones para elaborar su presupuesto anual.

La planificación, en un proceso administrativo, es la determinación de los objetivos y elección de las estrategias a seguir para lograrlos, con base a la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. En términos aplicados a los servicios de alimentos y bebidas, esto quiere decir, que se deben trazar metas a lograr en la gestión durante un periodo,  para determinar las actividades que se deben realizar y coordinarlas para desarrollarlas. Muchas de estas decisiones se deben mostrar en cantidades de producción y cifras económicas, transformándolas en lo que llamaremos, el presupuesto.

El presupuesto, en la función de planificación, es una de las etapas que lo componen y está justo al final de la misma y no al principio, como muchos consideran.

Un presupuesto, es la cuantificación de un plan que toma en cuenta factores internos y externos de la empresa que pueden afectar el desarrollo normal de lo establecido en los objetivos y da valor a las estimaciones de ingresos y los gastos para un lapso de tiempo.

Los presupuestos están basados en proyecciones que definen los objetivos generales que se pretenden lograr a futuro, es por ello que deben estar coordinados con todas las acciones que realizarán las áreas o departamentos de la empresa por muy pequeña que esta sea. Recordemos que, aunque no exista en la organización un departamento de recursos humanos, igual se desarrollarán tareas involucradas con el tema y alguien deberá realizarlas, por lo general, el propietario o gerente.

Los presupuestos, por tener características de flexibilidad y de adaptación a los cambios, deben permitir hacer comparaciones entre lo previsto y lo realizado, para de esta forma poder determinar las desviaciones y el porqué de las mismas. Deben ser realistas, en cuanto a las proyecciones de gastos e ingresos, de esta forma, permitirá observar en que momentos se deberán realizar cambios, como por ejemplo, en los precios, además deben estar basados en estándares para garantizar un seguimiento de la gestión y los controles a aplicar.

En restaurantes y hoteles, se pueden elaborar presupuestos basados en la investigación de  datos históricos con relación a años anteriores, empleando técnicas de proyección a futuro o una mezcla de ambas. Existen métodos más complejos donde se estudian tendencias del mercado y la posición de la empresa en el sector y tendencias por extrapolación histórica de  la organización.

En todo caso, se debe tomar en cuenta que al momento de elaborar un presupuesto, el mismo debe ser reflejo de la expresa voluntad de desarrollo del negocio (nuevas inversiones), la imagen frente al mercado, la búsqueda permanente de la rentabilidad, satisfacción de las necesidades de los clientes, las políticas del desarrollo para el personal y el equilibrio en la relación calidad-cantidad-valor.

Conociendo además que nuestra economía carece de estabilidad, se deben considerar elementos externos como la inflación anual, ajustes salariales, inconvenientes relacionados con la adquisición de divisas y desabastecimiento o carencia de marcas en el mercado, producto de las mismas.

Tenga presente la capacidad del establecimiento para proyectar las ventas y el comportamiento en cuanto a rotación o asistencia media para cada servicio.

La estandarización de los productos (recetas estándar) facilita el conocimiento de los gastos de producción y estimación de las compras.

Los presupuestos pueden permitir la elaboración de flujos de caja proyectados y estados financieros, útiles para tener una visión de futuro y determinar estrategias para contrarrestar eventos que puedan aumentar las debilidades del negocio o impedir su desarrollo de una manera comprometedora o de alto riesgo.

En lo que se refiere al análisis de los resultados, los presupuestos pueden ayudar eficazmente a establecer comparaciones, sobre todo para el control de costos de alimentos y bebidas, mostrando lo presupuestado Vs el costo real y el costo ideal.

Otros aspectos de consideración los representan el conocimiento de la estructura de gastos o márgenes de beneficio del negocio, los porcentajes de costos a los que se debe ajustar la operación, los promedios de consumo por servicio, tanto en alimentos como en bebidas alcohólicas, punto de equilibrio de la operación.

No inicie el año sin ponerlo en perspectiva frente a su presupuesto. Puede serle de mucha ayuda en la toma de decisiones y el desarrollo de las estrategias de cara al nuevo año.

Fuente: Revista A y B,  Venezuela.
www.revistaayb.com.ve