Administración de restaurantes: Cómo estandarizar costos en la producción gastronómica

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Mucho se ha escrito leído y desarrollado en materia de estandarización luego de la  segunda guerra mundial. Un ejemplo de ello es la industria japonesa,  que logró interpretar como nadie el verdadero concepto  que hace a la normalización  de los procesos  y a  la estandarización de los costos productivos en el marco de normas internacionales.

A continuación una breve reseña sobre la ISO 9000  norma madre que dio origen  y espíritu al  tema que nos ocupa hoy   “ESTANDARIZACION “

¿Qué es ESTANDARIZACION? Significa – nada más y nada menos – que el costo de  producción de hoy sea igual al costo de producción de ayer; el de este mes igual al del mes pasado, el de este año igual al del año pasado, etc.

Suena difícil de entender cómo lograr esto dentro de un contexto de grandes fluctuaciones de los costos relacionados a la producción (mano de obra- materias primas- maquinarias –costos de amortización- costos financieros etc.)

La Organización Internacional para la Normalización o ISO (del griego ισο, ‘igual’, y cuyo nombre en inglés es Internacional Organización for Standardización), nacida tras la    Segunda  Guerra Mundial, es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a  nivel internacional. Dentro del universo de empresas certificadas, la Gastronomía  aun es novicia. 

Por ser un proceso de gran fluctuación en lo que respecta a costos directos e indirectos,  la mejor forma de lograr un marco de  control  eficiente y sustentable de nuestros costos de producción  es realizar un plan que involucre las tres patas fundamentales de la estandarización: Administración Financiera, Producción y servicios.

Paso 1

A. Nombrar un comité directivo( mínimo 3 personas del grupo de accionistas en el caso de que sean 2 nombrar un  tercero consultor independiente y ajeno a la empresa)

B. Determinar tareas  que estará bajo  la supervisión  de cada director del proyecto (administración financiera, producción, servicios) 

C. Determinar qué queremos hacer, quiénes lo van hacer, para quiénes lo vamos hacer

Ejemplo: un complejo Gastronómico- detallar las áreas- o rubros (parrilla-restaurante-pizzería-marisquería-si tiene o no delivery es muy importante detallarlo) por la ubicación – la estructura y la capacidad  determinamos para quienes o que tipo de clientela estamos produciendo.

Una vez delineado el perfil de la futura empresa pasamos al paso Nª 2

Paso 2: PLAN ESTARATEGICO

A  Trazar la misión  de la empresa 
Ejemplo: nuestra razón de existir como empresa de servicios es la de brindar servicios de alimentación a la comunidad con la más alta calidad  con una justa rentabilidad para la organización

B  Trazar una visión: una perspectiva consensuada en cuanto a Plazos para el logro del objetivo mayor fijado por lo dirección (Puede ser  objetivo a 9 meses desdoblado en tres etapas  con revisión mensual)

C. Proyectar una venta estimada para el primer trimestre y dividir por 3

D. Definir métodos y procedimientos a seguir en cada área para la venta del primer mes 
 

El punto critico de toda planificación es encontrar el método (formas de hacer las cosas) y los procedimiento, las técnicas etc

¿Qué es el método?

Método: (del latín Met./ meta- odo camino): buscar el camino más corto para llegar a la meta

Todo método es un proceso compuesto de dos factores – interno y externo – que hace  que los resultados puedan ser negativos o  positivos.  Es por ello que una buena planificación  debe contar con métodos alternativos o instructivos a seguir en caso de fallas del método original.

Estandarización de los costos de producción: el ABC del Gerenciamiento  administrativo y operacional

Supongamos que proyectamos una venta trimestral que dividiendo por tres da $ 100.000.- 
A partir de allí toda nuestra estrategia  de costo operacional  tiene que estar dirigida a ese valor  de venta.

COMO SE PROYECTA UNA VENTA:
Hay varias formas de proyectar una venta  pero la más fácil es  multiplicar x 1000 cada cubierto que tenemos. Por supuesto se puede vender hasta el triple de este numero dependiendo del tipo de servicio que tengamos y de cómo equilibramos los costos con bebidas, pastas, café etc.-

En este caso vamos a proyectar por 100 cubiertos o sea una venta de $ 100.000.- para el primer mes

Parados en esta proyección sabemos que no podemos gastar mas del 70% de esa futura facturación  que a su  vez dividido por 4 semanas nos da la suma de $17.500.-

Este presupuesto proyectado para la primera semana lo discriminamos de la siguiente manera

De todas maneras, como es una compra donde pretendemos hacer un estock inicial de seguridad podemos comprar como si proyectáramos para 10 días  e ir regulando las compras según las ventas reales 

1 De fundamental importancia pensar en el proveedor y en la mano de obra como un proyecto a largo plazo, ya que son dos eslabones muy importantes en la cadena de calidad y estandarización de costos y calidad. Ejemplo: si cambiamos al cocinero o el producto el cliente es el primero que se da cuenta 

2 Desarrollar al proveedor por Calidad de precio, Calidad de producto ,Calidad de entrega Calidad de entendimiento en  lo que hace a nuestra filosofía empresaria  

3 Tomar la compra de una balanza como una inversión no como un gasto ( pesar todo)

4 Crear habito de supervisión meticulosa y habilitar planillas al efecto el control de compras – recepción- almacenamiento. producción y servicios a la mesa  cuidando el producto en toda su trazabilidad

5 Poner al mejor en cada posición. o de lo contrario formarlos  dentro de la empresa con políticas de rrhh, aplicado al crecimiento interno ( invertir en el activo de conocimiento de la organización es invertir en el futuro de la empresa )

6 Frecuenciar las compras Ejemplo: almacén- limpieza- descartables- bebidas- helados -1 vez por semana— Frutas y verduras lunes- miércoles y viernes——Carnes-aves-pescados y mariscos : martes jueves y sábados

7 Proyectar las compras  de acuerdo  a proyección de ventas :

Esta es una forma de hacer  el costo de un plato sus beneficios son:

1 Saber el costo y peso de cada plato

2 Saber el costo real antes de pasar un presupuesto

3 En caso de evento poniendo la cantidad en la celda amarilla la formula genera automáticamente las cantidades necesarias

4 El total de volumen de peso de compra para el traslado o capacidad de frío 

5 Cualquiera puede recurrir a las recetas para saber los costos de materias primas del plato

6 Permite cambiar los gramajes o los precios 

7 Relacionada con una planilla general brinda estadísticas de ventas , de aumentos de precios por productos etc.       

Autor: Consultor Gastronómico Félix Viana
felix_viana2001@yahoo.com.ar